Mail Merge

Di Microsoft Word, kita bisa menggunakan fasilitas Mail Merge. Contoh penggunaan Mail Merge misalkan ketika Sodara diminta untuk membuat surat untuk 20 orang. Sodara tinggal membuat satu dokumen induk, lalu menyiapkan 20 nama orang-orang yang akan diundang. Sodara tidak perlu cape-cape copy and paste. Bukan hanya surat, tapi bisa juga digunakan untuk sertifikat, undangan, dan lain-lain.

Cara menggunakan fasilitas Mail Merge di Ms Word 2007 adalah sebagai berikut:

1. Membuat dokumen induk

Misalkan Sodara akan membuat undangan ke tiga orang berikut :

Nama Kelas Sekolah
Andi X SMK 1
Budi XI SMK 2
Cindi XII SMK 3

Nah, dengan fasilitas Mail Merge, sodara tidak perlu membuat tiga undangan yang berbeda. Tapi cukup membuat satu undangan saja.

Contoh surat:

Picture1

2. Membuat sumber data

Untuk membuat sumber data, ikuti langkah-langkah berikut:

    • Klik Tab Mailings
    • Pilih ikon Select Recipients, lalu klik Type New List

Picture3

    • Setelah muncul kotak dialog New Address List, klik Customize Columns

 Picture4

    • Kita hanya membutuhkan tiga field saja, jadi hapus field-field yang ada. Sisakan 3 field, lalu ganti namanya sesuai kebutuhan, lalu klik Ok.

Picture5

    • Isi sumber data sesuai kebutuhan, lalu klik Ok

 Picture6

    • Setelah itu akan muncul kotak dialog untuk menyimpan data yang sudah kita isi. Isi nama filenya, lalu klik Save.

3. Menggabungkan dokumen induk dengan sumber data

Untuk menggabungkan dokumen induk dengan sumber data, ikuti langkah-langkah berikut:

    • Masih di Tab Mailings, pilih Use Existing List.. Lalu pilih file yang tadi sudah kita simpan sebelumya.

 Picture7

    • Lalu sesuaikan data yang diisi dengan undagan yang sudah dibuat sebelumnya dengan memilih Insert Merge Field

 Picture8

Jika kita akan mengisi data nama, maka pilih field nama. Hasilnya akan seperti dibawah ini:

Picture9

    • Langkah diatas, dilakukan juga untuk data kelas dan sekolah. Sehingga hasilnya akan seperti ini:

Picture10

    • Untuk melihat hasilnya pilih Preview Results Picture11
    • Untuk melihat data berikutnya bisa menggunakan ikon berikut: Picture12

 

Yaaa itu adalah langkah-langkah membuat undangan menggunakan fasilitas Mail Merge di Ms Word 2007. Tapi, masih ada satu cara lagi menggunakan Mail Merge yang akan saya bahas di artikel berikutnya..

Semoga Bermanfaat ^^

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *